Hukum 10 ribu jam yang ditulis Malcom Gladwell dalam bukunya “Outliers” menjelaskan bahwa untuk menjadi ahli, seseorang perlu melakukan kegiatan yang ditekuninya itu selama 10 ribu jam.
Jadi kalau kita ingin menjadi ahli dalam bidang tertentu (memasak, menulis, berbisnis, jadi atlet dan lain sebagainya) maka kita perlu mengasah diri kita dan tekun belajar dan berkarya selama 10 ribu jam lamanya. Meskipun saya tidak tahu tingkat akurasi dari hukum ini, namun saya sangat suka spiritnya. Bahwa sebuah keberhasilan adalah buah dari ketekunan serta kerja keras, bukan dari sebuah hal yang datang dengan tiba-tiba dan bisa diperoleh secara instan. Bahkan, pada orang-orang yang berbakat sekalipun, keahliannya baru akan berkilau setelah menjalani proses yang tidak sebentar waktunya.
Sepuluh ribu jam itu kalau dikonversi pada kegiatan 5 jam/ hari, maka dia membutuhkan 2 ribu hari. Kalau dijadikan tahun maka dalam seminggu 5 hari, 1 tahun-260 hari. Maka hasilnya adalah 7,7 tahun.
Lalu kenapa saya mengaitkan dengan konsep Kaizen dari Jepang?
Karena 10 ribu jam yang dimaksud adalah 10 ribu jam yang dilakukan secara “Continues Improvement” atau perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Kita tentu tidak akan mendapatkan hasil yang berbeda jika kita melakukannya dengan cara-cara yang sama.
Di Jepang terkenal dengan istilah TQM (Total Quality Management) yang memiliki 10 unsur utama yakni :
1. Fokus Pada Pelanggan.
Di mana kunci utama produk Jepang bisa diterima oleh semua orang adalah karena mereka fokus untuk bagaimana pelanggan bisa puas. Kita harus bisa mengelola “Desired Expectation” dan “Adequate Expectation” dari sisi pelanggan. Lantas, apa sih maksudnya? Saya kasih contoh ya biar lebih gampang untuk memahaminya. Ketika pelanggan membeli barang secara online, di sana dicantumkan bahwa produk akan sampai ke tangan konsumen dalam 2 sampai 5 hari kerja. Maka konsumen berharap produk akan tiba dalam 3 hari kerja, dan paling tidak dalam 6 hari kerja. Harapan pelanggan bahwa produk akan tiba pada hari ke-3 adalah Desired Expectation, dan toleransi pelanggan bahwa produk akan tiba pada hari ke-6 adalah Adequate Expectation.
Dari contoh diatas kita bisa melihat bahwa adanya Range Area atau Zona untuk memberikan Kepuasan Pelanggan, yaitu antara Desired dan Adequate Expectation.
Pelanggan akan puas jika Desired Expectation nya bisa dipenuhi oleh perusahaan dan pelanggan masih akan puas jika perusahaan hanya bisa memenuhi batas terendah zona harapannya, yaitu Adequte Expectation. Tetapi Pelanggan bakal kecewa jika batas terendah harapannya “Adequate Expectation” tidak dapat dipenuhi, sebaliknya pelanggan akan sangat senang dan sangat terpuaskan saat perusahaan bisa melampui “Desired Expectationnya”.
2. Obsesi Terhadap Kualitas
Banyak pebisnis yang hanya mengharapkan untung sebanyak-banyaknya, namun tidak memperhatikan kualitas atau quality. Padahal jika kualitas ditingkatkan maka akan bisa menekan cost atau biaya, sedang jika menaikan penjualan maka bisa menaikan margin. Orang Jepang menemukan cara bahwa perbaikan yang dilakukan secara terus menerus adalah cara yang tepat untuk memperkuat persaingan perusahaan secara menyuluruh.
3. Pendekatan Ilmiah
Kunci dari pendekatan ilmiah ini adalah kita bicara fakta dan data. Namun apakah data saja sudah cukup? Jawabannya tidak cukup hanya sekedar data, akan tetapi data itu juga harus divalidasi dari fakta yang sebenarnya yang terjadi di lapangan. Lalu selanjutnya data yang didapat harus segera dianalisa dan dieksekusi.
4. Komitmen Jangka Panjang
Kaizen lebih berfokus pada perbaikan terus menerus, artinya ketika satu masalah selesai lalu menyelesaikan masalah lainnya. Berlanjut kemudian melakukan supervisi setiap saat agar masalah yang sebelumnya tidak muncul kembali.
5. Kerjasama Tim (Team Work)
Perusahaan yang besar dan berkembang tidak membutuhkan superman, tapi super team. Saya selalu teringat apa yang disampaikan oleh Coach Fahmi bahwa uang bermilyar-milyar banyaknya hanya akan mengalir pada organisasi bisnis yang kuat. Namun tim yang kuat adalah fondasi pada sebuah bisnis. Ibarat membangun gedung 100 atau 200 lantai, maka yang dikuatkan terlebih dahulu adalah fondasinya. Jika fondasinya kuat, maka seberapa banyakpun lantai yang berdiri di atasnya dan seberapa kuat pun angin yang menerpa maka bangunan akan tetap berdiri kokoh. Sebaliknya jika fondasinya tidak kuat, terkena terpaan angin sedikit saja maka bangunan tersebut akan roboh.
6. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan
Perbaikan yang dilakukan terus menerus dengan menggunakan konsep Plan Do Check Action (PDCA) adalah metode manajemen 4 langkah iteratif (pengulangan) yang digunakan pada proses bisnis untuk kontrol dan peningkatan berkelanjutan dari proses dan produk. Dilakukan pengulangan mulai dari riset, desain, produksi dan penjualan, untuk mencapai mutu yang lebh baik demi untuk kepuasan pelanggan, ke empat tahap itu harus berputar terus menerus dengan mutu sebagai kriteria puncaknya. Kemudian konsep memutar roda deming secara terus menerus demi perbaikan dan diperluas ke seluruh aspek manajemen.
7. Pendidikan dan Pelatihan
Penerapan Total Quality Management di Jepang selalu dimulai dari usaha untuk melatih para manager dan karyawan. Tujuan utamanya adalah untuk menanamkan cara berfikir TQM pada seluruh karyawan yang nantinya menghasilkan revolusi kesadaran. Dengan pelatihan diharapkan karyawan akan mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang tinggi, sehingga semua pekerjaan yang dilakukan bisa berjalan secara efektif dan efisien.
8. Kebebasan yang Terkendali
Setiap pekerjaan harus punya standar yang jelas dan tinggi, baik dari sisi waktu, kualitas dan biaya, standar yang sudah ditentukan akan menghasilkan sebuah sistem yang nantinya akan bisa diduplikasi oleh setiap orang, jadi tidak bergantung pada satu orang, siapapun orang yang bekerja berpedoman kepada standar yang sudah ditentukan.
9. Kesatuan Tujuan
Yang dimaksud adalah bersama-sama bekerja pada satu visi atau goal yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Ibarat sebuah kapal yang sedang berlayar menuju titik tujuan maka mulai dari nakhoda, bagian mesin, anak buah kapal (ABK) dan semua awak kapal lainnya harus berfokus kepada tujuan dam bagaimana agar semua penumpang bisa selamat. Jika ada sebagian orang yang berusaha untuk membocorkan kapal maka demi kebaikan kapal dan keselamatan semua penumpang, lebih baik orang tersebut dibuang ke laut. Begitu analogi gampangnya.
10. Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan
Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam penerapan TQM. Dengan melibatkan karyawan akan membawa 2 mamfaat utama. Pertama, hal ini akan meningkatkan kemungkinan dihasilkannya keputusan yang baik, rencana yang lebih baik, atau perbaikan yang lebih efektif, karena juga mencakup pandangan dan pemikiran dari pihak-pihak yang langsung berhubungan dengan situasi kerja. Kedua, keterlibatan karyawan juga meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab atas keputusan dengan melibatkan orang-orang yang harus melaksanakannya. Pemberdayaan bukan berarti sekadar melibatkan karyawan, melainkan juga melibatkan mereka dengan memberikan pengaruh yang sungguh-sungguh berarti. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan menyusun pekerjaan yang memungkinkan para karyawan untuk mengambil keputusan mengenai perbaikan proses pekerjaannya dengan parameter yang ditetapkan secara jelas.
Nah, setelah kita sama-sama mengetahui 10 Total Quality Management, lalu bagaimana proses penerapan KAIZEN pada bisnis ?
Beberapa poin penting dalam proses penerapan KAIZEN yaitu 3M (Muda, Mura, Muri)
Muda adalah kata dalam bahasa Jepang yang berarti kesia-siaan, kemalasan, kelebihan, atau pemborosan. Muda merupakan semua aktifitas yang tidak memiliki nilai dan segala aktifitas pemborosan. Misalnya aktifitas menunggu yang dilakukan oleh karyawan dan mengakibatkan dia tidak memiliki produktivitas.
Mura adalah tidak seimbang, tidak merata, tidak teratur atau ketimpangan.
Mura terjadi karena kesalahan pengaturan serta tidak pekanya seorang pimpinan dalam memberikan tugas maupun tanggung jawab kepada bawahannya, faktor penyebabnya bisa jadi dari sumber daya manusia, non sumber daya manusia dan faktor lainnya.
Contoh Faktor Sumber Daya Manusia
- Kurang faham akan kemampuan dan keterbatasan sumber daya baik dari manusia maupun mesin.
Contoh Faktor Non Sumber Daya Manusia
- Mesin tersebut mempunyai kapasitas yang sama, akan tetapi diberikan beban yang berbeda, terjadi Mura pada salah satu mesin yang digunakan.
- Armada 1 dan 2 dibebani 3 ton barang, sedangkan armada ke-3 diberikan 6 ton barang. Terjadi Mura pada armada ke-3, yakni pembebanan tidak seragam dibanding 2 armada lainnya.
Contoh faktor lain, misalnya disebabkan oleh lingkungan, kesehatan, dan lainnya. Untuk faktor lainnya yang bisa menimbulkan Mura terjadi di perusahaan akibat berada di luar dari jangkauan pengawasan serta kendali dari perusahaan tersebut.
Muri
Muri yaitu keterpaksaan, beban yang berlebihan atau beban yang diberikan pada sumber daya melampui batas. Kejadian ini dapat dihindari melalui pemberian spesifikasi atau standar kepada suatu produk atau sumber daya. Contoh : Memberi pekerjaan kepada orang yang melampaui batas dirinya dan membiarkannya sehingga mengakibatkan cedera atau ia tidak mampu menyelesaikan pekerjaan karena terlalu kelelahan. Sebenarnya masih banyak lagi istilah dalam Kaizen yang belum penulis sampaikan, di antaranya gerakan 5-S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Mungkin dilain waktu kita bisa bertemu lagi. Editor : Indra Andi