Warga dikenalkan pada enkapsulasi, pemindaian dokumen, dan alur layanan digital untuk merawat arsip keluarga secara lebih tertib.
KOTA BATU — Warga Desa Sidomulyo mendapat pengenalan langsung mengenai cara merawat dokumen keluarga melalui LA IKI SIP atau Layanan Alih Media Arsip Keluarga dan Identifikasi Dokumen. Layanan ini memadukan praktik enkapsulasi, pemindaian arsip, dan simulasi akses layanan digital yang dilaksanakan di Kantor Desa Sidomulyo pada 23 dan 28 Juli 2026.
Program tersebut dikembangkan mahasiswa Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya (FIA UB) bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu. Fokusnya adalah membantu masyarakat memahami pentingnya dokumen keluarga, cara melindungi arsip fisik, serta pilihan membuat salinan digital agar dokumen dapat disimpan dan digunakan kembali ketika diperlukan.
Melindungi Dokumen Fisik, Menyiapkan Salinan Digital
Dalam praktiknya, enkapsulasi dan alih media memiliki fungsi berbeda. Enkapsulasi diarahkan pada perlindungan fisik dokumen, sedangkan alih media melalui pemindaian menghasilkan salinan digital. Keduanya diperkenalkan sebagai pilihan pengelolaan arsip yang dapat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan masing-masing keluarga.
Sebelum layanan diperkenalkan kepada warga, materi informasi, desain media sosial, dan video pengenalan disiapkan serta didiskusikan bersama pendamping dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu. Tahapan ini dilakukan agar informasi teknis yang disampaikan kepada masyarakat lebih mudah dipahami dan sesuai dengan alur layanan yang tersedia.
Simulasi Layanan Perjelas Tahapan Akses
Selain praktik perawatan dokumen, warga mengikuti simulasi LA IKI SIP untuk memahami tahapan ketika ingin memperoleh informasi atau mendaftarkan dokumen untuk layanan digitalisasi. Simulasi digunakan agar prosedur tidak hanya dijelaskan secara lisan, tetapi dapat dipahami melalui contoh alur layanan yang konkret.
Informasi dan pendaftaran LA IKI SIP juga tersedia melalui kanal digital di s.id/laikisipkotabatu. Akses daring memperluas jalur informasi bagi warga, tetapi proses alih media tetap memerlukan verifikasi dokumen dan pendampingan teknis sesuai kebutuhan.
Fokus pada Arsip Keluarga
Dalam rangkaian pengembangan kearsipan yang lebih luas di Depo Arsip Kota Batu, mahasiswa juga terlibat dalam pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis serta pengembangan PERINTIS dan SIMPATI. Namun, fungsi tersebut berbeda dari LA IKI SIP. PERINTIS dan SIMPATI diarahkan untuk mendukung pengelolaan dan temu balik arsip pemerintah, sedangkan LA IKI SIP berfokus pada kebutuhan masyarakat dalam merawat arsip keluarga.
Pemisahan fokus ini penting agar manfaat layanan dapat dipahami secara tepat. Bagi warga Sidomulyo, nilai utama LA IKI SIP terletak pada akses terhadap pengetahuan dasar mengenai perlindungan dokumen keluarga dan pilihan alih media, bukan pada perubahan sistem kearsipan internal pemerintah.
Literasi Arsip sebagai Bagian dari Pendidikan Masyarakat
Pengenalan pengelolaan arsip keluarga turut memperluas literasi masyarakat mengenai cara menjaga dokumen penting dan mengakses layanan alih media. Dalam konteks Tujuan Pembangunan Berkelanjutan, upaya ini sejalan dengan SDG 4 tentang Pendidikan Berkualitas melalui penguatan pengetahuan praktis yang dapat digunakan warga dalam kehidupan sehari-hari.
Keberlanjutan manfaat layanan akan bergantung pada konsistensi pelaksanaan, kemudahan akses, kualitas pendampingan, serta perlindungan keamanan dan privasi dokumen. Aspek tersebut menjadi penting karena digitalisasi arsip keluarga tidak hanya menyangkut kemudahan penyimpanan, tetapi juga pengelolaan informasi pribadi secara bertanggung jawab.
Editor : Aditya NovrianSumber : Radar Malang