Strategi pemerintah dalam menekan penyebaran wabah COVID-19 ini berupa kebijakan yang menerapkan physical distancing yang lebih luas disertai penegakan hukum yang tegas. Prinsip dari kebijakan ini yaitu memutus rantai penularan virus corona dengan mencegah interaksi sosial secara langsung.
Beberapa provinsi yang telah menerapkan PSBB ini antara lain DKI Jakarta, Jawa Barat khususnya Bogor, Depok, Bekasi, dan akan diikuti provinsi lain. Sekolah diliburkan dan siswa belajar di rumah, kegiatan keagamaan dibatasi dan ibadah dilakukan di rumah. Selain itu, perusahaan juga diwajibkan untuk mempekerjakan karyawan dari rumah atau Work From Home (WFH).
Bagi perusahaan startup, perusahaan industri kreatif, atau media digital, bekerja secara remote (disebut juga telecommuting atau teleworking) mungkin bukan hal asing. Namun, hampir sebagian besar perusahaan, WFH adalah hal yang baru dan tidak selalu cocok diterapkan, apalagi untuk sektor usaha yang membutuhkan kehadiran karyawan.
Bagi perusahaan yang masih baru dalam mengelola work from home tak perlu khawatir karena saat ini sudah tersedia banyak software atau aplikasi untuk mendukung WFH.
Berikut ini 5 aplikasi yang bisa menunjang produktivitas karyawan Anda selama bekerja di rumah.
- Human Resource Management System (HRM)
Salah satu kendala utama saat kerja di rumah adalah kontrol absensi karyawan. Opsi untuk absensi lewat sidik jari sudah pasti tidak bisa dijadikan pilihan karena karyawan tak bisa datang ke kantor untuk menginput fingerprint. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan bisa menggunakan HR software.
Sistem HRM dengan fitur online attendance-nya memungkinkan karyawan Anda untuk tetap menginput absensi secara online. Dengan cara ini, karyawan tak harus datang ke kantor yang punya resiko tinggi tertular virus mematikan ini. Tak hanya itu, HR software juga memiliki fungsi lainnya, yakni atur perizinan cuti & sakit, otomatiskan perhitungan gaji, hingga manajemen performa karyawan.
- Sistem Timesheet
Saat kerja di kantor, Anda bisa memantau jam kerja karyawan Anda dengan mudah. Jika mereka datang dan absen di jam 8 pagi, maka seharusnya mereka sudah diperbolehkan pulang pada jam 5 sore bila perusahaan Anda menetapkan 9 jam kerja. Namun hal ini tidak dimungkinkan saat seluruh karyawan Anda kerja dari rumah.
Tidak terpenuhinya kuota jam kerja adalah hal yang sudah pasti merugikan Anda dan perusahaan. Tanpa adanya pengawasan, akan sulit untuk memantau jumlah jam kerja karyawan Anda, atau berapa banyak waktu yang diluangkan untuk melakukan sebuah pekerjaan. Anda perlu sistem timesheet untuk meningkatkan efisiensi kinerja tim Anda.
Sistem timesheet memungkinkan Anda untuk melacak penggunaan waktu karyawan untuk melakukan pekerjaannya. Tak hanya itu, sistem ini bisa menghasilkan laporan analisis kinerja karyawan Anda yang sedang kerja dari rumah.
- Project Management Software
Memantau progres pekerjaan karyawan di kantor sudah pasti lebih mudah dibanding saat kerja dari rumah. Anda bisa datang ke meja karyawan untuk bertanya sampai mana kemajuan pekerjaan mereka ataukah mereka mengalami kendala dalam menyelesaikan tugas tersebut.
Namun saat seluruh karyawan Anda kerja di rumah, bertanya seputar progres pekerjaan mungkin memakan waktu lebih lama jika dilakukan lewat aplikasi chatting, seperti WhatsApp atau LINE. Anda butuh project management software yang sudah terintegrasi dengan platform komunikasi dan HR software. Dengan demikian, komunikasi Anda dengan karyawan pun akan jadi lebih lancar dan terstruktur.
Sistem manajemen proyek juga sudah dilengkapi dengan fitur penjadwalan dan manajemen tugas, pelacakan penggunaan biaya dan tagihan, dan hasilkan laporan mendalam lengkap dengan Gantt Chart dan S-Curve.
- Document Management System
Berbagi dokumen saat seluruh karyawan Anda masih berada di kantor sangatlah mudah. Cukup dengan menggunakan USB flash disk, data sebesar apa pun bisa dipindah dari komputer yang satu ke yang lainnya hanya dengan melakukan copy paste. Saat WFH, sudah pasti hal ini tak bisa dilakukan lagi.
Teknologi seperti Google Drive memang memudahkan untuk saling berbagai dokumen. Namun keterbatasan ruang penyimpanan membuat karyawan seperti desainer grafis atau video editor enggan menggunakan Google Drive yang hanya terbatas 15GB per akun email.
Jika perusahaan Anda membutuhkan aplikasi berbagi dokumen yang luas kapasitas penyimpanannya, Anda bisa mencoba document management system dari Talenta by Mekari. Kemudahan penggunaan serta ruang penyimpanan yang lebih lapang akan membuat karyawan Anda yang sedang kerja di rumah bisa bekerja lebih tenang dan nyaman.
- Sales Management System
Buat Anda yang menjalankan bisnis retail mungkin Anda harus beralih strategi ke berjualan online agar bisnis retail bisa tetap berjalan di tengah wabah yang sedang melanda. Namun, melacak penjualan online secara manual mungkin akan menjadi masalah utama. Belum lagi mengetahui barang-barang mana saja yang sedang laku terjual karena tak ada kerumunan pelanggan yang bisa dilihat.
Maka dari itu, Anda butuh sales management system untuk memudahkan Anda lacak setiap penjualan. Selain itu, Anda bisa mengetahui dengan mudah barang-barang mana saja yang sedang dicari pelanggan Anda selama Anda kerja dari rumah. Sales management system juga bisa digunakan untuk mengelola permintaan atau sales order dengan mudah, follow up pembayaran, dan masih banyak lagi lainnya.
Manfaat HR Software untuk Bisnis
Meski terdapat banyak istilah asing, HR software memiliki banyak manfaat nyata yang dapat dirasakan perusahaan ketika penerapan HR software di perusahaan mereka. Manfaat tersebut yaitu:
- Sistem penggajian yang akurat
Penggajian adalah cermin bagaimana perusahaan menghargai karyawannya. Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, bonus, THR sesuai dengan kontribusi karyawan. Penghitungan gaji yang dilakukan oleh manusia rentan terjadi kekeliruan dan manipulasi.
Namun dengan HR Software, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan tepat sesuai kontribusi karyawan dan aturan yang berlaku.
- Absensi Real Time
Kehadiran karyawan atau absensi yang bekerja adalah penting bagi perusahaan. Absensi kuga menjadi refleksi tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan untuk perusahaan. HR Software mampu menampung dan memantau absensi karyawan.
Staff HRD mampu melihat kapan jam tiba karyawan di kantor langsung saat itu juga ketika karyawan melakukan absen pagi.
Absensi juga masih terhubung ke sistem penggajian. Karyawan akan menerima gaji sesuai dengan jam masuk setiap bulannya.
- Memudahkan Karyawan Mengajukan Cuti
Karyawan bahkan bisa mengakses HR Software untuk kepentingan mengajukan cuti atau izin, melihat data kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan.
Karyawan tidak lagi harus membuat surat permohonan cuti ketika hendak mengajukan cuti karena sistem sudah mengotomatisasinya sesuai dengan jatah cuti karyawan.
- Penyimpanan data pribadi
Tidak perlu lagi untuk menuliskan data karyawan dalam sebuah dokumen tumpukan kertas yang sulit untuk dicari dan diolah.
HR Software memungkinkan untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, data yang karir, cuti, sampai data penggajian secara digital. Semua data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab.
- Efisiensi Waktu
Karena kesederhanaan HR Software, perusahaan jadi menghemat waktu sehingga tim HR dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk pengajuan hal-hal administratif karena sudah terbantu dengan adanya HR Software tersebut.
- Lebih Hemat
Salah satu keuntungan menggunakan HR Software adalah mampu mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang, baik administratif, penggajian dan perekrutan karyawan.
Dalam proses administrasi dan gaji, perusahaan dapat menghemat uang karena tidak perlu menggunakan kertas sebagai media.
Tidak hanya itu, proses rekrutmen karyawan juga difasilitasi oleh HR Software sehingga tim HR tidak perlu menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan tercatat dalam sistem.
- HR Menjadi Fokus
Dengan perangkat HR Software, berbagai data yang disimpan dalam sistem akan lebih mudah dan tertata dengan rapi sesuai klasifikasi. Dengan demikian, data akan lebih mudah untuk dianalisis dan diakses dengan dalam.
Tim HR akhirnya lebih terfokus pada tujuan utamanya, yaitu untuk melihat pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan tanpa perlu berkutat terlalu lama dalam pencarian data atau hal-hal pengurusan administratif.
Kesimpulannya, HR Software memiliki peran penting dalam keberhasilan tim HR untuk mengelola sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk mencari tahu apa HR Software jenis apa yang tepat untuk memfasilitasi kegiatan pengembangan sumber daya manusia dari tim HR.
HR Software Talenta Solusi Pantau Kinerja Karyawan Selama WFH
Software HRIS Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.
Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.
Lewat aplikasi mobile Talenta, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.
Selain itu, Talenta juga memiliki fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis.
Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.
Tertarik menggunakan Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya lewat websitenya. Yuk, coba Talenta sekarang juga!
Editor : Didik Harianto