Selain itu invoice online juga harus dikirimkan kepada pembeli apabila Anda sedang berjualan. Itu dilakukan untuk memberikan tagihan secara langsung sehingga mereka mengetahui berapa yang harus dibayarkan dan penjabarannya.
Hadirnya invoice online ini sangat memudahkan berbagai jenis transaksi karena bisa tertulis dengan sangat jelas. Apalagi alat ini juga digunakan sebagai penagihan agar pembayaran bisa segera dilakukan.
Apa Itu Invoicing Online?
Invoicing online adalah proses pembuatan tagihan yang dilakukan oleh penjual kepada pembeli ataupun dari individu atau perusahaan ke klien. Dengan mengirim invoice ini maka tagihan bisa dibayarkan dalam waktu yang cepat dan juga jumlahnya benar.
Itulah kenapa invoice biasanya dikirim sebelum melakukan transaksi ataupun bisa juga setelah melakukan itu. Tujuannya adalah digunakan sebagai alat bukti ataupun untuk menghindari kesalahan ketika melakukan pembayaran.
Secara umum invoice ini hampir mirip sekali dengan kuitansi. Namun, terdapat banyak sekali komponen di dalamnya sehingga bisa digunakan untuk menampilkan informasi yang lebih detail.
Manfaat dari Invoice
Terdapat beberapa manfaat dari pengiriman invoice online. Apabila dilakukan dengan sangat benar maka Anda ataupun klien akan mendapatkan manfaat ini.
- Informasi Penagihan Jelas
Manfaat utama yang dimiliki dari pembuatan invoice atau pengiriman ketagihan adalah prosesnya yang sangat jelas. Jadi besaran tagihannya juga terlihat sehingga proses untuk melakukan transfer juga berjalan cepat.
Dengan informasi yang cukup jelas ini maka kesalahan bisa diminimalkan. Karena biasanya di dalam invoice sudah tersedia juga rekening dari melakukan transfer.
- Bisa Dipakai untuk Urusan Pajak
Selanjutnya invoice juga bisa digunakan untuk urusan perpajakan. Misal ketika membeli barang dengan harga yang cukup besar dan barang ini digunakan oleh perusahaan biasanya harus ada invoice pajak.
- Transaksi Jadi Terdokumentasi
Selanjutnya seluruh transaksi yang dilakukan akan terdokumentasi seluruhnya. Artinya tidak ada transaksi yang terabaikan sehingga proses untuk melakukan perekaman bisa berjalan dengan sempurna.
Isi dari Invoice Online
Invoice baik itu secara online maupun offline biasanya akan memiliki beberapa isi penting. Umumnya beberapa poin di bawah ini harus ada di dalamnya.
- Informasi Pengirim
Informasi pengirim biasanya akan tertulis dengan jelas. Informasi ini akan berisi apa saja yang berhubungan dengan alamat dari nama lengkap beserta dengan identitas.
Selain itu juga ada informasi yang berhubungan dengan rekening bank yang nantinya digunakan. Itunya seluruh informasi yang dibutuhkan akan tersedia di sini sehingga bisa digunakan untuk pengecekan.
- Informasi Penerima
Hampir sama dengan penerima biasanya juga tertulis informasi yang sangat lengkap. Jadi apabila ada masalah bisa dengan mudah dilakukan proses tracking untuk segera diperbaiki.
- Tenggat Pembayaran
Pada beberapa jenis invoice biasanya juga tersedia tempat waktu untuk melakukan proses pembayaran. Jadi bisa terlihat dengan jelas kira-kira kapan invoice itu dikirimkan dan kapan waktu terakhir untuk melakukan transfer.
Ini sangat penting untuk diperhatikan agar semua orang bisa mendapatkan manfaat. Apabila mendekati pada waktu pembayaran belum ada informasi apapun lebih baik untuk mengingatkan.
- Rincian Produk atau Jasa
Informasi yang terkait dengan rincian produk ataupun jasa juga akan dijabarkan di sana. Jadi bisa dengan mudah mengetahui informasi secara lengkap mulai dari nama barang atau jasa beserta harganya.
Cara Membuat Invoice
Proses pembuatan invoice bisa dilakukan dengan dua cara. Anda bisa menggunakan Salah satu cara di bawah ini yang sesuai dengan kebutuhan.
- Pakai Platform
Cara membuat invoice yang pertama adalah dengan membuat platform seperti dengan Paper ID. Jadi invoice bisa langsung dikirim secara langsung dan biasanya akan diterima dalam bentuk email ataupun dalam bentuk WhatsApp.
Jadi informasi yang berkaitan dengan tagihan bisa didapatkan dengan lebih mudah. Selain itu Anda juga bisa mendapatkan informasi yang lebih akurat.
- Pakai Template Manual
Selanjutnya dibuat secara manual dengan menggunakan beberapa template yang sudah tersedia di internet. Apabila ingin membuat secara manual maka disarankan untuk mencatat seluruh informasinya dengan baik.
Setelah itu baru diketik pada template yang sudah tersedia lalu dikirim kepada mereka yang seharusnya menerima. Setelah itu bisa langsung menunggu konfirmasi untuk mendapatkan pembayaran.
Invoice Transaksi Marketplace
Marketplace biasanya juga menggunakan invoice online untuk menginformasikan transaksi yang sudah dilakukan. Ini bisa digunakan sebagai bukti dan juga untuk urusan perpajakan. Untuk mengetahui letak invoice pada marketplace Blibli bisa disimak cara berikut.
- Login ke akun yang dimiliki
- Masuk ke menu Daftar Pesanan
- Pilihlah pesanan yang ingin dicek invoice-nya
- Klik tombol Lihat Detail Pesanan
- Klik tombol Cetak Invoice
- Invoice transaksi akan muncul pada layar
- Lakukan screenshot invoice dan dicetak seperti cetak dokumennya jika diperlukan.
Cara invoicing online sebenarnya bisa dilakukan dengan mudah baik itu secara manual maupun secara otomatis. Apabila melakukan transaksi dalam jumlah banyak disarankan untuk menggunakan platform khusus invoice.
Sebaliknya apabila transaksi hanya dilakukan sesekali saja. Lebih baik melakukan invoicing secara manual sehingga bisa disesuaikan pengirimannya serta isinya dibuat menjadi lebih spesifik. Editor : Mardi Sampurno